Pichincha Sistemas ACOVI C.A., reconoce la importancia y responsabilidad que conlleva la privacidad y la protección de datos personales de los titulares. Por ello, hacemos un compromiso con su privacidad y garantizamos que tratamos los datos personales de manera transparente, responsable y leal, según los principios de juridicidad; transparencia; finalidad explícita y legítima; pertinencia y minimización de datos personales; confidencialidad; calidad y exactitud; conservación no mayor del tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento; seguridad y; responsabilidad proactiva y demostrada. Tal como están establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y el Reglamento General de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. El contenido de este documento es estrictamente informativo.

1. Alcance de la Política de Privacidad

Esta política de privacidad aplica con sus clientes, colaboradores, proveedores, postulantes y demás partes interesadas de Pichincha Sistemas ACOVI C.A.

2. Responsable del tratamiento de datos

Los datos de carácter personal que sean recabados a través de nuestros canales oficiales serán tratados bajo principios sólidos de confidencialidad, integridad y respeto a los derechos del titular, en total apego a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales por:

• EMPRESA: Pichincha Sistemas ACOVI C.A.
• RUC No.: 1790753913001
• Dirección: Bogotá E1-33 y Av. 10 de agosto
• Teléfono: (593-2) 2 218-100

3. Principios de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales

Pichincha Sistemas ACOVI C.A. se compromete a cumplir los principios establecidos en el artículo 10 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). En este contexto, el tratamiento de datos personales por parte de Pichincha Sistemas ACOVI C.A. se regirá estrictamente bajo los siguientes principios:

• Juridicidad: El tratamiento de datos debe ajustarse a las leyes, principios y derechos establecidos en la Constitución, normativas internacionales y la legislación vigente.
• Lealtad: Los datos deben ser tratados de manera honesta, asegurando que los titulares conozcan cómo se recopilan, usan y gestionan sus datos, sin fines ilícitos.
• Transparencia: La información sobre el tratamiento de datos debe ser accesible, clara y comprensible, utilizando un lenguaje sencillo para los titulares.
• Finalidad: Los datos solo deben usarse para fines específicos, explícitos y legítimos, informando al titular sobre dichos fines. No se deben usar para otros propósitos sin justificación.
• Pertinencia y minimización: Solo se deben recopilar los datos necesarios y pertinentes para cumplir con la finalidad del tratamiento.
• Proporcionalidad: El tratamiento debe ser adecuado, necesario y no excesivo en relación con la finalidad del tratamiento.
• Confidencialidad: Los datos deben tratarse con confidencialidad y no compartirse para fines distintos a los previstos, salvo en circunstancias legales permitidas.
• Calidad y exactitud: Los datos deben ser correctos, completos y actualizados, tomando medidas para rectificar cualquier inexactitud.
• Conservación: Los datos se deben conservar solo durante el tiempo necesario para cumplir con su finalidad.
• Seguridad de datos: Se deben implementar medidas de seguridad apropiadas para proteger los datos frente a riesgos, amenazas o vulnerabilidades.
• Responsabilidad proactiva y demostrada: El responsable debe demostrar que ha implementado medidas de protección de datos.
• Aplicación favorable al titular: En caso de duda sobre las leyes o normas, estas deben interpretarse de manera que beneficien al titular de los datos.
• Independencia del control: La Autoridad de Protección de Datos debe actuar de manera independiente, imparcial y autónoma, realizando acciones de prevención e investigación.

4. Recopilación de datos personales

Pichincha Sistemas ACOVI C.A. recopila datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores y demás partes interesadas; con el fin de cumplir con su misión institucional, administrativa y comercial.

4.1. Tipos de Datos Personales Recopilados:

• Información Identificativa: Incluye datos como nombres, cédula, fecha de nacimiento, nacionalidad, firma y otros datos relacionados.
• Información de Contacto: Contiene dirección completa, teléfonos, correos electrónicos y otros datos de localización.
• Información Financiera: Datos personales crediticios requeridos para la gestión de cobranza.
• Datos Sensibles de los Colaboradores: Información sobre estado civil, etnia, religión, datos médicos, antecedentes quirúrgicos y condiciones de salud, así como datos de maternidad y resultados de exámenes de laboratorio.

4.2. Procedimientos de Obtención de Datos:

• Recepción Física: Documentos entregados en oficinas, ventanillas o agencias para gestiones como trámites legales.
• Sistemas Internos: Datos extraídos de sistemas contables, sistemas de gestión internas y bases internas.
• Vía Digital y Correo Electrónico: Recepción de datos mediante correo electrónico, escaneos de documentos y formularios en línea.
• Plataformas Externas: Recopilación desde plataformas de terceros, como LinkedIn y sistemas de gestión documental o de salud ocupacional.
• Adquisiciones y Recaudación: Datos recibidos por email para operaciones de compra de cartera y analizados con herramientas.
• Eventos y Fotografía: Datos recopilados mediante fotos y videos en eventos corporativos para gestionar nóminas y otros registros.
• Contratos y Préstamos: Documentación física en la gestión de contratos, que puede ser archivada o derivada a áreas jurídicas.
• Sistemas de Seguridad y Control de Accesos: Cámaras de seguridad y dispositivos biométricos.

4.3. Uso de Cookies

Pichincha Sistemas ACOVI C.A. podrá utilizar sus datos personales, incluidos aquellos recopilados a través de la navegación del sitio web y los registros electrónicos, para personalizar el contenido, optimizar la calidad del sitio y realizar un seguimiento de la eficacia de los servicios prestados. El uso de cookies será descrito en la Política correspondiente que emita la Empresa.

5. Fines del tratamiento de datos personales

La finalidad del tratamiento de los datos personales incluye:

• Administración y Recuperación de Cartera: Gestión de cobranza.
• Control de Desempeño: Evaluación del cumplimiento de objetivos para asignar comisiones; y beneficios a empleados.
• Automatización de Procesos: Uso de soluciones tecnológicas para mejorar la eficiencia y documentación de las operaciones internas.
• Gestión de Activos y Bienes: Administración y supervisión de los activos de la empresa, asegurando su mantenimiento y buen estado.
• Contratación y Bienestar de Empleados: Procesos de reclutamiento, capacitaciones, gestión de ausencias, bienestar laboral, prevención de enfermedades y beneficios para empleados y sus familias.
• Cumplimiento Normativo y Auditorías: Garantía del cumplimiento de leyes y normativas laborales, y auditorías.
• Relación con Clientes y Proveedores: Gestión de la cobranza judicial, campañas de contacto para clientes, y administración de la relación con proveedores de bienes y servicios.

6. Comunicación o Transferencia de Datos Personales

Pichincha Sistemas ACOVI C.A., podrá comunicar o transferir los datos personales de sus clientes de cartera, colaboradores, proveedores, postulantes y demás partes interesadas en los siguientes casos:

• Cumplimiento de Obligaciones Legales, Regulatorias o Contractuales
• Gestión de Servicios de la Empresa: Uso de plataformas externas necesarias para la prestación de servicios.
• Causales de Legitimación según la Ley: Tratamiento de datos personales cuando el titular ha dado su consentimiento o ha recibido suficiente información sobre la finalidad y uso de sus datos, así como la naturaleza del tercero receptor.
• Uso de Infraestructuras Tecnológicas de Terceros: Datos personales pueden gestionarse en plataformas tecnológicas y software.

No se requerirá contar con el consentimiento del titular para la transferencia o comunicación de los datos personales de conformidad con el artículo 36 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en los siguientes casos:

• 1) Cuando los datos han sido recogidos de fuentes accesibles al público.
• 2) Cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica entre el responsable de tratamiento y el titular, cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con base de datos. En este caso, la transferencia o comunicación sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad que la justifique.
• 3) Cuando los datos personales deban proporcionarse a autoridades administrativas o judiciales en virtud de solicitudes y órdenes amparadas en competencias atribuidas en la norma vigente.
• 4) Cuando la comunicación se produzca entre Administraciones Públicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de datos con fines históricos, estadísticos o científicos, siempre y cuando dichos datos se encuentren debidamente disociados o, al menos, anonimizados.
• 5) Cuando la comunicación de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para solucionar una urgencia que implique intereses vitales de su titular y este se encontrare impedido de otorgar su consentimiento.
• 6) Cuando la comunicación de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para realizar los estudios epidemiológicos de interés público, dando cumplimiento a los estándares internacionales en la materia de derechos humanos, y como mínimo a los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad. El tratamiento deberá ser de preferencia anonimizado, y en todo caso agregado, una vez pasada la urgencia de interés público.

7. Protección de Datos Personales

Pichincha Sistemas ACOVI C.A., implementará medidas de seguridad técnica, organizativas y legales para proteger los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores, postulantes, y demás partes interesadas; contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o la destrucción de la información e incluirán controles de acceso, auditorías de seguridad, y otros mecanismos de protección.

Pichincha Sistemas ACOVI C.A., mantendrá los datos personales de sus clientes, colaboradores, proveedores, postulantes, y demás partes interesadas durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recopilados.

En el caso de transferencia o comunicación a terceros se observará la normativa jurídica vigente en la materia, los principios de tratamiento de datos personales y derechos aplicables, y garantías de seguridad adecuadas para la transferencia de datos.

El encargado del tratamiento deberá ofrecer garantías suficientes para aplicar medidas técnicas, jurídicas, administrativas y organizativas apropiadas para que el tratamiento cumpla con las disposiciones de la Ley garantizando el adecuado tratamiento de los datos personales y la protección de los derechos de los titulares.

Pichincha Sistemas ACOVI C.A. podrá tratar datos personales considerados dentro de las categorías especiales de datos personales de conformidad con lo previsto en el artículo 26 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y en las disposiciones pertinentes constantes en su Reglamento General.

En caso de violaciones a la seguridad de datos personales, notificaremos en el menor tiempo posible la existencia de un riesgo a sus derechos, cumpliendo con los tiempos establecidos en el artículo 43 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y en las disposiciones pertinentes constantes en su Reglamento General.

8. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• a) Acceder a sus datos personales y obtener información sobre su tratamiento.
• b) Rectificar o actualizar sus datos personales si son inexactos o incompletos.
• c) Cancelar o eliminar sus datos personales que no sean necesarios para la finalidad establecida o si el tratamiento de los mismos es ilegal.
• d) Oponerse al tratamiento de sus datos personales si consideran que este afecta sus derechos y libertades fundamentales.
• e) Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias siempre y cuando no restrinja la prestación de los servicios comerciales u operacionales a cargo de la Empresa ni su gestión, así como no afecte los derechos, intereses y/o patrimonio institucional.
• f) Recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable del tratamiento si así lo solicita y si esto es técnicamente posible.

Para ejercer sus derechos, los titulares de los datos personales deberán presentar una solicitud por escrito a Pichincha Sistemas ACOVI C.A. a través de los canales oficialmente habilitados para el efecto, en la que se especifique el derecho que desean ejercer y la información necesaria para identificar al titular de los datos personales. Pichincha Sistemas ACOVI C.A. responderá a las solicitudes de los titulares en el plazo establecido por la ley.

9. Consentimiento

Pichincha Sistemas ACOVI C.A., recopilará y tratará los datos personales del titular del dato,con el consentimiento expreso del mismo, salvo en los casos en que la ley permita el tratamiento sin el consentimiento del titular. El consentimiento se entenderá como libre, informado, específico e inequívoco cuando el usuario haya recibido información sobre el tratamiento de sus datos personales y haya expresado su conformidad.

10. Cambios a la política de privacidad

Pichincha Sistemas ACOVI C.A., se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, sin previo aviso. La versión actualizada de la política de privacidad estará disponible en la página web institucional.

11. Contacto

Si tiene preguntas o comentarios sobre esta política de privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de Pichincha Sistemas ACOVI C.A., se ha habilitado, para dicho efecto, la siguiente dirección de correo electrónico [protecciondatos@pichinchasistemas.com]. También puede comunicarse con Pichincha Sistemas ACOVI C.A., a través del número de teléfono (593-2) 2 218-100 o visitarnos en nuestra dirección física: Bogotá E1-33 y Av. 10 de agosto.

12. Anexos

12.1 Glosario de Términos

• Datos Personales: Información relacionada con una persona que permite identificarla directa o indirectamente, como nombres, cédula, dirección, teléfono o datos financieros.
• Datos Sensibles: Información personal que incluye detalles como origen étnico, religión, salud, antecedentes médicos o biometría, cuya protección requiere medidas más estrictas.
• Consentimiento: Aceptación libre, específica, informada e inequívoca del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Finalidad: Propósito explícito, legítimo y específico para el cual se recopilan y tratan los datos personales.
• Confidencialidad: Obligación de proteger los datos personales para evitar su divulgación no autorizada.
• Responsable del Tratamiento: Entidad encargada de decidir sobre la finalidad y los medios para tratar los datos personales. En este caso, Pichincha Sistemas ACOVI C.A.
• Titular de los Datos: Persona a quien pertenecen los datos personales.
• Principio de Juridicidad: Garantiza que el tratamiento de los datos se realice conforme a las leyes y derechos establecidos.
• Minimización de Datos: Recopilar únicamente los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad.
• Derechos ARCO: Conjunto de derechos de los titulares: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al tratamiento de sus datos personales.
• Transferencia de Datos: Comunicación de datos personales a terceros, en casos permitidos por la ley o con el consentimiento del titular.
• Medidas de Seguridad: Controles técnicos, organizativos y legales para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.
• Violación de Datos Personales: Incidente que compromete la seguridad, confidencialidad o integridad de los datos personales.
• Anonimización: Proceso mediante el cual los datos personales se transforman para que no puedan ser asociados con una persona específica.
• Cookies: Archivos utilizados en sitios web para recopilar información del usuario con fines de personalización y análisis.
• Autoridad de Protección de Datos: Organismo independiente que supervisa el cumplimiento de la ley de protección de datos.
• Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP): Ley ecuatoriana que regula la recopilación, uso y protección de datos personales.
• Plataformas Externas: Sistemas tecnológicos o software de terceros utilizados para gestionar datos personales con fines específicos.
• Principio de Proporcionalidad: Asegura que el tratamiento de datos sea adecuado y no excesivo en relación con su finalidad.